Bir denetim yürütmek oldukça zahmetli bir iştir. Çeşitli adımlardan oluşur ve bunların arasında denetim planı hazırlamak ilk adımı oluşturur. Basit bir ifadeyle, bir denetçinin bir denetimi yönetirken benimsediği yaklaşım ve stratejileri içeren bir plan olarak tanımlanır.
Bir denetim yürütmek için, denetçinin görüşünü tamamlayacak ilgili kanıtlara sahip olması gerekir. Bu kanıtların toplanması denetimin yürütülmesine zemin hazırlar. Bunun için, denetçinin hareket tarzının uygun bir taslağını hazırlaması gerekir. Bir denetim planı, bu çalışma taslağını hazırlama araçlarından biri olarak hizmet eder.
Denetim Planı nasıl hazırlanır?
Bir denetim planı sadece stratejilerin bir derlemesi değildir. Bundan çok daha fazlasıdır. Denetim planı, rehber ilkeler ve stratejilerin yanı sıra, ilgili kanıtları elde etmek için denetim ekibi üyeleri tarafından uygulanacak denetimin niteliğini, kapsamını, tarihini ve zamanını içerir. Ayrıca, denetimle ilgili risklerin bir değerlendirmesini de içerir.
Uygun bir denetim planı hazırlamak için aşağıdaki beş bileşen dikkate alınmalıdır:
1. Denetim Alanı Hakkında Kapsamlı Bir Araştırma Yapın.
Denetime başlamak için denetçinin öncelikle denetleyeceği alanı tanıması ve anlaması gerekir. Yani denetleyeceği işletmenin süreçlerini ve fonksiyonlarını tanımalıdır. Bu doğrultuda, internette bilgi taraması yaparak, iç prosedürleri gözden geçirerek ve alan uzmanlarına danışarak kapsamlı bir araştırma yapması gerekir.
2. Planlama Süreci Boyunca İletişim Kanallarını Açık Tutmak.
Herhangi bir denetim, denetlenenler tarafından göz korkutucu bir süreç olarak değerlendirilir. Bu nedenle denetçiler, denetimle ilgili her türlü endişeyi azaltmak için iletişim kanallarını açık tutmalıdır. Bir denetime başlamadan önce denetlenen tarafı tanımak her zaman tercih edilir. Bu, denetlenen kurumun personelinin işbirliğini sağlamaya yardımcı olur. Sonuç olarak, kanıt toplama daha kolay bir iş haline gelir.
3. Kanıt toplamak için denetlenen kurumla yüz yüze görüşme ve inceleme yapılması.
Kanıt toplama söz konusu olduğunda, yüz yüze denetim her zaman tercih edilir. İlgili kurumu bizzat keşfetmek denetçinin kurumun hedefleri, kuralları, düzenlemeleri, büyüklüğü, doğası, karmaşıklığı vb. ile ilgili bilgi toplamasına yardımcı olur.
4. Bir kurumun yapılarındaki, süreçlerindeki veya işlevlerindeki risklerin değerlendirilmesi.
Risklerin tanımlanması ve değerlendirilmesi denetim sürecinin kritik bir bileşenidir. Bunun için denetçinin denetlenen kurumla, kurumun hedeflerine ulaşmak için sıklıkla karşılaştığı riskleri ve bunları azaltmak için kullanılan mekanizmaları tartışması gerekir. Bunu takiben, denetçi tehlikeleri etki ve sıklıklarına göre derecelendirebilir ve kontrol sistemlerini risk azaltma potansiyellerine göre değerlendirebilir.
5. Saha çalışmasına başlamadan önce ilgili tüm verilerin toplanması.
Veri analizi, günümüzde her denetimin ana odak noktasıdır. Bunun nedeni, toplanan verilerin erken bir değerlendirmesinin, saha çalışmasına başlamadan önce kurumun potansiyel zayıflıkları ve riskleri hakkında önceden bilgi vermesidir.
Denetim Planının Avantajları
Aşağıda bir Denetim Planının bazı önemli avantajları sıralanmaktadır:
- Denetçinin özellikle odaklanması gereken risk alanları hakkında kabaca bir fikir edinmesini sağlar.
- Denetçi, bir denetim planı aracılığıyla denetim sürecinde karşılaşabileceği olası sorunları öngörebilir.
- Denetçinin yardım süreci için hareket tarzını belirlemesine yardımcı olur. Sonuç olarak, sorunsuz ve başarılı bir denetim gerçekleştirilir.
- Denetlenenlere denetimle ilgili tüm endişelerinin giderilmesi için bir fırsat sağlar.
Denetim Planının Dezavantajları
Çeşitli avantajlarına rağmen, bir Denetim Planı hazırlamak da kendi payına düşen sınırlamalardan yoksun değildir. Bir denetim planının önemli dezavantajlarından bazıları şunlardır:
- Belirli yönergeleri ve kalıpları takip eder. Sonuç olarak, denetçilerin yaratıcılığı engellenir ve tüm süreç fazla mekanik hale gelir.
- Bir denetim planının hazırlanması tüm denetim sürecini otomatikleştirir ve denetçilere kendi yaratıcılıklarını ve yeniliklerini kullanmaları için çok az alan bırakır. Sonuç olarak, denetçiler sorumluluk ve görev duygularında bir gevşeme ile karşılaşırlar.
Referanslar
- https://www.jstage.jst.go.jp/article/tjar/4/2014/4_4.2014.01/_article/-char/ja/
- https://meridian.allenpress.com/jeta/article-abstract/17/1/89/437690
